Создаем системы

Проекты, ресурсы… Как всем этим управлять?

Корчагин А.Б.

2002 г.

В данной статье автор решил рассказать, а многим, по-видимому, напомнить, об одном, достаточно простом, но полезном инструменте менеджмента – управлении проектами.
Этот инструмент хорошо известен нашим строителям и многим руководителям советских времен под названием «сетевое планирование».
Что значит «простой инструмент»? Его легко освоить и внедрить в деятельность компании; при этом существуют недорогие, как, впрочем, и дорогие, программные средства, его поддерживающие.
Что значит «полезный инструмент»? Практически без существенных затрат улучшает организацию труда.
Всем ли он нужен? Не всем, но многим. А, по крайней мере, знать о нём, должны все руководители.
Итак, начнём…

girl-zone.ru

Проекты

Первая сложность, возникающая при внедрении управления проектами – отличить проект от не проекта, т.е. определить, какая деятельность подходит под понятие «проект», а какая нет.
В связи с этим приведём несколько определений проекта.
Проект – совокупность работ, связанных с достижением запланированных целей, которая обычно имеет уникальный и неповторяющийся характер.
Проект – комплекс мероприятий, в результате реализации которого к заданному сроку должна быть достигнута некоторая система взаимосвязанных целей при ограниченных ресурсах.
Проект – временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов и услуг.
Проект – комплекс работ, направленных на достижение определённой цели в течение заданного времени и в рамках заданных финансовых ограничений.
Другими словами, проект не есть нечто рутинное, повторяющееся, выполняемое изо дня в день, например, отгрузка и оформление сопроводительных документов, типичные производственные операции и т.п.
Второе, на что нужно обратить внимание, определяясь с проектом, это обязательное наличие начала и окончания проекта, причём данные понятия рассматриваются как с временной, так и с содержательной точек зрения. Должны быть зафиксированы время (даты) начала и конца проекта и должны быть определены цели проекта, достижение которых и соответствует его завершению.
Что такое цели проекта? При формулировании целей проще всего вспомнить SMART-требования, предъявляемые к целям в стратегическом управлении, а, именно, цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, непротиворечивой по отношению к другим целям, а также иметь срок её достижения. Для примера, «построить коммунизм» не есть цель ввиду её недостижимости, и, соответственно, «строительство коммунизма» не является проектом. А «построить n-этажный m-квартирный дом на углу улиц А и В» – цель, отвечающая всем необходимым требованиям.
Приведём примеры возможных проектов: проведение рекламной кампании, внедрение корпоративной информационной системы, создание системы качества в соответствии со стандартом ISO 9000, затопление станции „Мир“, разработка программного обеспечения, создание системы распределения (дистрибуции) товара, проведение выборной кампании, подготовка банкета по поводу завершения проекта и т.п.
Любое строительство – это проект, профилактический ремонт – скорее, нет, а капитальный ремонт – скорее, да. «Стать красивой» – проект, а «быть красивой» – рутинная деятельность.
Ещё один проект, близкий автору – реструктуризация компании, состоящая из следующей последовательности работ:
- создание рабочей группы по реструктуризации;
- построение организационной структуры компании «как есть», включая основные бизнес-процессы;
- построение стратегии компании;
- сравнение структуры и стратегии;
- построение организационной структуры компании «как надо».
Если компания в состоянии поставить регулярный менеджмент, то подобная деятельность явится для неё проектом лишь в первый раз, а потом перейдёт в разряд обычной, неуникальной работы.

Ресурсы

Для того, чтобы реализовать проект, необходимы ресурсы. Если руководитель считает, что единственный ресурс, который он должен обеспечить, - это деньги, значит он думает не о проекте, а о чём-то другом, или, по крайней мере, он не является руководителем проекта, а лишь его инвестором.
В нашем случае финансы предназначены для покупки ресурсов, а сами ресурсы обычно подразделяются на возобновляемые и невозобновляемые.
К первым относятся, как правило, люди и механизмы, затраты на которые можно определить либо посредством повременной оплаты, либо оплаты за каждое их привлечение к работе независимо от продолжительности.
Невозобновляемые ресурсы – это сырьё, комплектующие, энергия. Оплата таких ресурсов производится в соответствии с их объёмом.
Умение распределить ресурсы в рамках одного проекта или среди нескольких проектов является одним из первейших требований к руководителю проекта (в западной терминологии – менеджеру проекта). Помогает в этом методология, известная под названием «управление проектами».

Управление проектами

Сначала, что такое просто «управление»? Есть понятие «управленческий цикл», хорошо известное в советские времена и вновь возрождаемое в последнее время. Управленческий цикл – это сбор информации, планирование, исполнение, учёт, контроль, анализ, корректировка.
Управление проектами часто разделяют на два компонента: планирование проекта и исполнение проекта, подразумевая под планированием первые два элемента управленческого цикла, а под исполнением – оставшиеся.
Определение. Управление проектами – приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта.
Часто возникает вопрос: чем отличается управление проектами от бизнес-планирования? Дополнительную путаницу иногда вносят похожие названия программных продуктов, один из которых предназначен для управления проектами – MSProject, а второй для бизнес-планирования – Project Expert.
Вкратце, отличие следующее: управление проектами не предполагает оценку финансовой состоятельности, проведения маркетинговых исследований и т.п., что является непременным атрибутом бизнес-плана.
Конечно же, обе методологии часто работают совместно, как правило, когда реализация бизнес-плана выполняется с привлечением управления проектами. Но также часто методологии работают и независимо. Далеко не для каждого проекта необходимо бизнес-планирование, и далеко не всякий бизнес-план рассматривается как проект. Хотя последнее часто происходит просто из-за некоторой неграмотности исполнителей бизнес-планов.
Выше было сказано, что управление проектом обычно делят на две стадии: планирование проекта и его исполнение. Рассмотрим эти стадии чуть подробнее.
Планирование предполагает:
- составление графика работ, когда определяется их продолжительность и взаимосвязь; продолжительность определяется либо директивно (на основе опыта), либо исходя из оценки имеющихся ресурсов;
- распределение ресурсов по работам;
- расчёт затрат на реализацию проекта;
- окончательное формирование базового плана проекта с распределёнными ресурсами и графиком финансирования.
Теперь об исполнении проекта. Одной из основ управления проектами является неизбежность сбоев в ходе исполнения любого проекта. Соответственно, отслеживание данных сбоев, корректировка работ и ресурсов, перепланирование проекта – важнейшие функции руководителя проекта.
В управление проектами существуют две основные техники планирования и исполнения. Первая называется методом критического пути, вторая – PERT-методом или методом оценки и пересмотра планов. Первая техника проще и применяется чаще.
Критический путь – это последовательность работ, у которых отсутствует резерв времени, т.е. изменение продолжительности данных работ приведёт к изменению продолжительности всего проекта. Понятно, что на работы, лежащие на критическом пути надо обращать максимум внимания.
PERT-метод предполагает задание для каждой работы трёх вариантов её продолжительности: оптимистичного, пессимистичного и наиболее реального. На основании этих продолжительностей рассчитываются вероятности выполнения проекта к тому или иному сроку.
Для визуализации плана проекта чаще всего применяют так называемые диаграммы Гантта и реже сетевые графики.
Всё перечисленное поддерживается программными продуктами, которые можно разделить на две категории: простые, дешёвые (а в наших условиях – бесплатные) и сложные, дорогие. К первым относятся MSProject и TimeLine, ко вторым – Primavera, Spider Project и другие. Основное отличие между категориями – дорогие позволяют учитывать большее количество видов ресурсов.

Практические шаги по внедрению управления проектами

1. Посмотрите MSProject или TimeLine. Дальше вы сразу всё поймёте. Ну или не сразу, но поймёте.
2. Не старайтесь в первых же попытках применения данной методологии учитывать финансы проекта. Многие компании учитывают только взаимосвязь работ и сроки их выполнения.

Примеры

1. Ирбитский мотоциклетный завод. Машиностроение. MSProject.
2. Астерия. Системная интеграция. TimeLine.
3. Утгоф и К. Архитектура, дизайн, проектирование. MSProject.
4. Юран. Строительство. MSProject.
5. НПК ВИП. Микроэлектроника и электроника промышленного назначения. TimeLine.

В качестве заключения, что же такое, в итоге, проект и управление им?
Проект –это:
1. Цели.
2. Комплекс работ для достижения целей.
3. Основные показатели проекта: время, стоимость, качество.
4. Ресурсы, необходимые для выполнения комплекса работ.
Управление проектом – умение управлять ресурсами и работами для достижения заданных целей в рамках заданных показателей.
Попробуйте. Всё это просто и полезно.